A módosító számla kiállításának gyakorlata

A módosító számla minden esetben az alapszámlát módosítja.

A módosító számla kötelező adattartalmát az Áfa tv. 170. §-a szabályozza. A következő adatokat szükséges a módosító számlán feltüntetni:
–    okirat kibocsátásának kelte,
–    okirat sorszáma,
–    hivatkozás arra a számlára, melynek adatait módosítja,
–    módosítással érintett számla adat megnevezése, a módosítás természete, illetve számszerű hatása.

A gyakorlatban előfordul, hogy a módosító számla is módosításra kerül. Ez alapvetően hibás elv, hiszen minden esetben az alapszámla kerül módosításra. A módosító számlának nincs módosító számlája, az alapszámla tükrözi a gazdasági eseményt.

Módosító számla vs. érvénytelenítő számla

A módosító számla és az érvénytelenítő számla között adattartalmi rendelkezés vonatkozásában nincs különbség. Ám az Áfa tv. alapján a számlát érvényteleníteni kell, ha a teljesítés nem történt meg, vagy nem a felek között történt meg.

Például, ha a vevő egy Magyarországon adóregisztrációval rendelkező társaság, ugyanakkor a számla ugyanazon társaság másik tagországi adóregisztrációjára került kiállításra, akkor nem módosítani, hanem érvényteleníteni kell a számlát, és egy új számlát kell kiállítani. Hasonlóan kell eljárni, amennyiben a vevő neve úgy került elírásra, hogy egy másik létező vevő neve került feltüntetésre a számlán. Például „Vevő 2000 Kft.” helyett „Vevő Kft.” került feltüntetésre, ugyanakkor mindkét elnevezés különböző, létező társaságot takar. Ebben az esetben a számla érvénytelenítésének, és egy új számla kiállításának van helye. Ha tényleges elírásról beszélünk, például „Vevo 2000 Kft.” került feltüntetésre, mely társaság nem létezik, akkor az elírást módosító számlával lehet korrigálni.

Hasonlóan érvénytelenítő számlát kell kiállítani, ha például egy társaság két eltérő adószámára történt meg a számla kiállítása.

Gyakori számla módosítási megoldás, hogy az alapszámla úgy kerül módosításra, hogy először kiállításra kerül egy alapszámla minden tételét ellentétes előjellel ellátott számla, majd egy helyes adatokkal ellátott számla. Ez lényegében két lépésből álló számlamódosítás, így mind az első, mind pedig a második számla is módosító számla, mely az alapszámlát módosítja.

Ha egy számlázó programból előállításra kerül egy olyan számla, mely hibás adatokat tartalmaz, akkor a társaság dönthet úgy, hogy azt nem bocsátja ki. Ugyanakkor ezt a számlát a számlázó programjában érvényteleníteni kell, mely érvénytelenítő számla hivatkozik a hibás alapszámlára.

Jogszabályi oldalról a legfontosabb különbség a kibocsátás, a vevő számára történő rendelkezésre bocsátás kérdése. Ha megtörtént a kibocsátás, akkor a jogszabályoknak megfelelően szükséges a módosító számlákat kezelni, és minden esetben az alapszámlára történik meg a hivatkozás. Amennyiben a kibocsátás nem történt meg, akkor technikai érvénytelenítésről beszélünk, hiszen a vevő nem rendelkezik információval a hibás számláról. Amit megkap számlát, azon nem kell hivatkozni az elrontott alapszámlára.

Csoportos módosító számla

A csoportos módosító számla kiállítására kizárólag akkor kerülhet sor, ha ugyanannak a vevőnek kibocsátott alapszámlát szeretnénk ezzel a bizonylattal módosítani. A csoportos módosító számlának hivatkoznia kell mindegyik módosítani kívánt alapszámlára.

Ha az alapszámlák összegét is érinti a módosítás, akkor a csoportos módosító számlánál nagy körültekintéssel kell eljárni. Amennyiben egy csoportos módosító számlán van összegszerű módosulás, akkor annak alapszámlára gyakorolt hatását világosan kell látnunk.
Például, ha a hivatkozott alapszámlákon egy darab ugyanolyan terméknek az értékesítése történt ugyanakkora áron, akkor egy csoportos módosító számlát viszonylag egyszerűen ki lehet állítani, még akkor is, ha a termék ára, vagy adóbesorolása változik meg. Minél komplexebb az alapszámla, annál nehezebb összeget érintő csoportos módosító számlát kiállítani. Ekkor talán egyszerűbb az alapszámlákat egyenként módosítani.

Számla visszaküldése

Több társaság gyakorlatának a része, hogy azokat a számlákat, melyeknek a tartalmával nem ért egyet, visszaküldi a számla kibocsátójának. Ez azonban nem helyes eljárás. Önmagában a módosító számla megőrzése nem elegendő, a vevőnek mind az alapszámlát, mind pedig a módosító számlát vagy számlákat meg kell őriznie.

Ha kézi számlatömbből történt meg a számla kiállítása, és a hiba javítható úgy, hogy az eladó a nem megfelelő adatot áthúzza, és a helyeset írja rá, akkor érdemes ezt a megoldást választani. Ugyanakkor ebben az esetben is lehetséges a számlával egy tekintet alá eső okirat kiállítása, és egy új számlasorszámon egy módosító bizonylat kiállítása. A javítás módszere ebben az esetben a két fél megegyezésétől függ.

Módosító számla megjelenése

A módosító számlára ugyanazok a jogszabályi rendelkezések vonatkoznak, mint a számlára. Tehát módosító számlát kiállítani nyomtatvány felhasználásával, erre alkalmas pénztárgéppel, vagy számlázó programmal lehet. A gyakorlatban előfordul, hogy a módosító számla kiállítására ettől eltérő eszközzel kerül sor (pl. szövegszerkesztő), vagy egy levélben értesíti az eladó a vevőjét a módosításról. Ezek a jogszabályokkal ellentétesek megoldások!

A jogszabály azt azonban nem írja elő, hogy a módosító számlának ugyanabból a számlakiállítási megoldásból kell származnia, melyből az alapszámla kiállításra került. Azt az alapelvet továbbra is be kell tartani, hogy az alapszámla és a módosító számla vagy számlák együttesen kiadják a valós gazdasági esemény leírását.

A módosító számla megjelenésében is eltérhet az alapszámlától. Előfordulhat, hogy az alapszámla elektronikusan került kibocsátásra, a módosító számla pedig papíralapon. Alapvetően nincs olyan jogszabályi rendelkezés, mely tiltaná ezt a fajta gyakorlatot, ezt a két partner megegyezésére bízza a jogszabály.

Czöndör Szabolcs
főosztályvezető
 NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatósága
Informatikai és Transzferár Ellenőrzési Főosztály